L’accueil : Première image perçue par le visiteur

Dans une entreprise ou une collectivité, l’accueil est la 1ère image perçue par le visiteur. C’est un lui qui doit être chaleureux et agréable pour accueillir et faire patienter une personne avant d’être reçu. C’est aussi un espace où l’hôte ou hôtesse doit pouvoir recevoir de nombreuses personnes à un moment donnée tout en gérant les appels téléphoniques internes et externes.

L’espace, la couleur, la lumière, le mobilier, la mobilité sont des caractéristiques à prendre en compte pour que l’accueil soit optimum, pour les visiteurs comme pour les salariés.

 

L’humain, au cœur de l’espace 

Il est indispensable de faire participer tous les collaborateurs dans l’aménagement de ce lieu. Cet espace de travail doit être un projet collectif réfléchi par tous, au profit de tous.

Les personnes qui font l’accueil doivent pouvoir y travailler dans les meilleures conditions en raison des multiples tâches qui leur incombent.

Les visiteurs doivent se retrouver dans un espace agréable rappelant les codes et valeurs de la structure.

 

Un accès simple et rapide aux informations pour le visiteur

L’accueil permet d’afficher des informations génériques sur l’entreprise, d’exposer des produits, de présenter des revues et documents d’information, d’avoir l’accès à différents médias (écrans interactifs, tablettes, consoles…). L’espace nécessaire aux déplacements et les couleurs sont à privilégier tout autant que le mobilier spécifique : grilles, panneaux, présentoirs, vitrines, tableaux…

  

Un espace adapté à toutes les activités de l’hôte ou hôtesse

Outre l’accueil, l’hôte ou l’hôtesse doit pouvoir réaliser toutes les autres activités tout en étant immédiatement disponible lors de l’arrivée d’un visiteur. Ces autres activités peuvent être des tâches de secrétariat, de gestion des clés et des réservations de salles ou véhicules, de l’accueil téléphonique, de la gestion des courriers et paquets… Ces activités requièrent des rangements et des mobiliers ergonomiques.

 

Des espaces conviviaux et pratiques

L’attente doit y être confortable et agréable. Du mobilier contemporain, colorés, au design recherché peut être nécessaire pour certain type d’activité ou pour donner un message de dynamisme ou avant-gardiste. Dans tous les cas, un mobilier confortable est à privilégier, les couleurs et les matières sont à choisir avec attention. Il faut penser les couleurs en fonction de l’usage, en évitant, par exemple, les couleurs très claires dans les zones de passages ou mobilier fréquemment en contact.

Un vestiaire et des rangements pour les effets personnels des hôtes et hôtesses sont aussi importants qu’un espace permettant à un visiteur de pouvoir laisser des bagages, manteau ou documents de façon sécure.

Dans certain lieu d’accueil, un espace services avec une fontaine et un accès aisé pour prendre un café doit être facilement accessible et repérable.

 

 Un accueil haut en lumière !

C’est en jouant avec la lumière naturelle et artificielle que l’ambiance sera donnée et le confort assuré. Le choix d’un éclairage avec des couleurs chaudes ou froides est aussi à étudier, tout en prenant en compte l’usage de chacun des espaces (éviter les reflets à proximité du poste téléphonique, l’éblouissement face au poste de travail ou l’espace d’attente…) et la chaleur émise par certain type d’éclairage.  L’exposition du bâtiment et de l’accueil sont à prendre en compte dans la configuration et l’aménagement du lieu.

Le choix des types de lampes a un impact environnemental  qu’il est nécessaire de prendre en compte.

 

 Un accueil calme et serein

L’ambiance acoustique est un point sensible dans un espace d’accueil où des visiteurs peuvent être en pleine discussion pendant que l’hôte ou l’hôtesse reçoit un appel téléphonique et que du personnel entre ou sorte en se parlant. Actuellement, il existe de nombreuses solutions évitant les surenchères sonores comme : des panneaux, des faux plafonds, des décors ou mobiliers absorbeurs de bruit.

  

Parce que le réaménagement ou l’aménagement d’un espace d’accueil ne se limite pas à l’achat de mobilier, mais doit tenir compte de l’ensemble de ces critères, il est indispensable de prendre le temps et les conseils de spécialistes.

Tout l’équipe de Nel Mobilier est à votre service pour créer un espace pour accueillir autrement.

  

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